Telefoniert werden sollte möglichst nicht zu den Ruhezeiten (11. 30 Uhr bis 15 Uhr und ab 20 Uhr auch nicht mehr) Immer Namen und Vornamen nennen. „Guten Tag, haben Sie einen Moment Zeit?“ Sollte es zu Gesprächsunterbrechungen kommen, immer dafür entschuldigen. Es ist nicht mehr modern, beim Abschied immer einen guten Tag zu wünschen. Man bedankt sich eher für das nette Gespräch.

Wenn Sie in der Firma von außen

angerufen werden:

Melden Sie sich mit Firmennamen, Abteilungsnamen und dem Vor- und Zunamen. (Was kann ich für Sie tun?) Was man nicht sagen sollte: Der Chef ist in einer wichtigen  Besprechung. Besser: Er ist einer Besprechung. (Der Anrufer könnte den Eindruck bekommen, dass er nicht wichtig ist) Um was geht es denn? Eher: Was darf ich ausrichten? Sie müssen einen Moment warten! Eher: Wollen Sie einen Moment warten? Geben Sie mir Ihre Telefonnummer! Eher: Darf ich die Telefonnummer notieren? Was ist Ihr Problem? Eher: Wie kann ich Ihnen helfen? Da muss ich Sie verbinden! Besser: Ich verbinde Sie gerne weiter Möchte man privat Personen anrufen, sollte man vorher überlegen, was die günstigste Zeit ist. Schlafen die Kinder schon? Wird in dieser Familie Mittagsschlaf gehalten? Wird um 20 Uhr die Tagesschau angeschaut? Man sollte also das berücksichtigen, was man über diese Personen und ihren Tagesablauf weiß. Besuche, auch privat, sollten vorher immer telefonisch angemeldet werden. Überraschungsbesuche mögen die meisten Leute nicht.

 Anrufbeantworter:

Schlicht und einfach: „Das ist der Anschluss von XXX. Sie können eine Nachricht hinterlassen. Nennen Sie bitte Namen und Telefonnummer. Es ist unnötig und auch nervend, den Anrufbeantworter mit Kinderkram zu besprechen. Der Anrufer muss schließlich zahlen. Telefonate vom Auto aus sollten nur in dringenden Fällen getätigt werden. Durch schlechten Empfang und Unterbrechungen wirkt das störend und unhöflich. Gespräche führen. Es gibt viele Leute, die können unbefangen mit jedem und über alles reden.  Aber es gibt auch Leute, welche sich meistens selbst auch als schüchtern bezeichnen und Angst haben, Gespräche anzufangen. Bei diesen Leuten liegt die Ursache meistens schon in der Kindheit.  Wenn Eltern ständig zu ihren Kindern sagen: „Sei jetzt mal ruhig“ oder „jetzt reden wir“!, dann bekommen Kinder schon das Gefühl, dass das, was sie sagen wollen, sowieso nicht wichtig und interessant ist. Und bei manchen Kindern prägt sich das für immer ein!

Verwenden Sie folgende

Redewendungen gegenüber

Erwachsenen nicht:

„ Das glaube ich nicht“ Das gibt es doch nicht“ Ist nicht wahr“ und stellen Sie, wenn möglich, keine Fragen, welche nur mit JA oder NEIN beantwortet werden können.  Privat sollte man jemanden wochentags erst ab 9. 30 Uhr und nicht später als 21.30 Uhr anrufen. Geschäftlich nicht nach 20 Uhr.   In Ausnahmefällen kann man aber auch außerhalb der angegebenen Zeiten anrufen, wenn es sich um einen Notfall handelt, wenn man dringend Hilfe benötigt oder der andere etwas vom Anruf haben würde.   Es kann sicherheitshalber auch immer gefragt werden, ob der Anruf vielleicht ungelegen kommt. Wer mit einem Kunden oder einem Kollegen im Gespräch ist, sollte nicht ans Telefon gehen: Anwesende sollten nicht vernachlässigt werden.
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